هل تعتقد أن
الاجتماعات ما هي إلا إهدار للوقت؟! قد يكون أسلوب عقد الاجتماعات القديم ممل وغير
فعال ومضيعة للوقت بالفعل وذو تأثير سلبي على جميع الحاضرين. ولكن يمكن تحويل هذه
الاجتماعات المملة إلى أخرى مثمرة عن طريق اتباع بعض النصائح البسيطة لعقد اجتماع
ناجح وفعال.
هذه بعض الأسرار
التي تتبعها أغلب الشركات الحديثة لعقد اجتماع ناجح وفعال التي يمكنك تطبيقها إذا
كنت مدير أو قائد فريق، أو يمكنك اقتراحها على مديرك أو قائد فريقك:
جعل وقت
الاجتماع قصيراً
يشتكي الكثير من
الأشخاص أن الاجتماعات تستهلك وتهدر الكثير من الوقت. يمكنك حل هذه المشكلة عن
طريق عقد اجتماعات قصيرة لمدة 15 أو 20 دقيقة تركز فيها على نقاط محددة، أو يمكنك
عمل فترات راحة أثناء الاجتماعات الطويلة لاستعادة النشاط وزيادة الانتاجية.
عقد الاجتماعات
عند الحاجة
تحدد أغلب
الشركات موعداً ثابتاً لعقد اجتماعات دورية وهذا يؤثر على الانتاجية بسبب المواعيد
المحددة مسبقاً التي تستهلك من وقت العمل. لذا من الأفضل عقد الاجتماعات عند
الحاجة فقط لإنجاز الأمور أو اتخاذ القرارات.
عقد الاجتماعات
في أماكن مختلفة وبطرق مختلفة
أظهرت الأبحاث
أنه عند الوقوف أثناء عقد الاجتماع، سوف يشعر الأشخاص بالرغبة في إنجاز الأمور
بسرعة وبالتالي يزداد تركيزهم. ويمكنك أيضاً عقد الاجتماعات في مكان مفتوح أو خارج
المكتب للتغيير والتشجيع على الابتكار.
التخطيط المسبق
للاجتماع
يجب التخطيط
المسبق للاجتماعات حتى وإن كانت قصيرة. فهذا من شأنه أن يجعلك تركز على النقاط
الضرورية التي تم عقد الاجتماع من أجلها وعدم الخروج عن الموضوع وضمان الحصول على
نتيجة فعالة.
منع استخدام
الهاتف المحمول أثناء الاجتماع
من الأفضل أن
تمنع استخدام الهاتف المحمول أثناء عقد الاجتماع لأنه يشتت انتباه الحاضرين ويعيق
التركيز والمشاركة التامة. يمكنك وضع صندوق في غرفة الاجتماعات وتشجيع الأفراد على
وضع هواتفهم في الصندوق عند الدخول إلى الاجتماع.
الحد من عدد
الأفراد المشاركين في الاجتماع
كلما قل عدد
المشاركين في الاجتماع، كلما كان ذلك أفضل. لأن ذلك سوف يقلل من وقت الاجتماع وعدد
الآراء والاقتراحات المطروحة، كما أنه لن يهدر وقت الأشخاص اللذين لا يهمهم الأمر.
لذا اجعل الاجتماعات مقتصرة على الأفراد المشاركين في المشروع أو الاجراء المطلوب
فقط.
إدارة
الاجتماعات بطريقة فعالة
يجب عليك أن
تدير الاجتماع بشكل فعال لتحصل على أفضل نتيجة. فعليك أن تخبر الأفراد بهدف
الاجتماع، والالتزام بموضوع الاجتماع وعدم الخروج عنه، وتشجيع الأفراد على
المشاركة وإبداء الآراء، والالتزام بالوقت المحدد.
المصدر: https://www.lifehack.org/articles/productivity/12-secrets-super-productive-meetings-you-should-know.html
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق